Antes de emitir tu primer documento electrónico, necesitás cumplir con una serie de requisitos establecidos por el Ministerio de Hacienda. Muchos emprendedores desconocen alguno de estos pasos y se traban en el proceso. Acá te los explicamos en orden.
Debés tener tu RUC activo y al menos una actividad económica asignada. Si sos persona física, usás tu número de cédula. Si sos empresa, usás la cédula jurídica. La inscripción se hace en atv.hacienda.go.cr.
La firma digital es un archivo .p12 que identifica legalmente a tu empresa ante Hacienda y se usa para firmar cada documento electrónico. Se obtiene directamente a través de tribu.cr, el portal oficial del Ministerio de Hacienda para este trámite. Tiene vigencia de 3 años.
Para que un sistema de facturación pueda enviar documentos a Hacienda en tu nombre, necesitás generar credenciales en el portal ATV. El sistema usa estas credenciales para autenticarse con los servidores de Hacienda. En CoreFE las configurás una sola vez en el wizard de configuración.
Cada documento debe tener un número consecutivo único. Los sistemas de facturación manejan esto automáticamente. La clave numérica (de 50 dígitos) la genera el sistema y garantiza la unicidad de cada documento ante Hacienda.
Cada factura debe indicar la actividad económica (código CABYS) de los bienes o servicios vendidos. Es importante tener configurado el catálogo de productos correctamente con sus códigos CABYS correspondientes.
Si tu firma digital venció, no podés emitir documentos electrónicos hasta renovarla. El proceso de renovación es igual al de la primera solicitud — hay que ir presencialmente a la entidad emisora con tu cédula. Se recomienda renovarla con al menos 30 días de anticipación al vencimiento.
Consejo: anotá en el calendario la fecha de vencimiento de tu firma digital. Muchas empresas se quedan sin poder facturar porque se les olvidó renovarla a tiempo.
No necesariamente. La emisión de documentos electrónicos es un proceso técnico que puede hacer el mismo dueño del negocio desde una plataforma web. Sin embargo, un contador puede ayudarte a configurar correctamente las actividades económicas, los códigos CABYS y el manejo del IVA.
Con esa información, el wizard de configuración de CoreFE te guía en menos de 10 minutos para dejar todo listo y emitir tu primer documento.
CoreFE te guía en la configuración paso a paso. En menos de 10 minutos podés emitir tu primera factura electrónica.
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