Una de las dudas más comunes al empezar a facturar electrónicamente es saber qué documento emitir en cada situación. En Costa Rica existen cuatro tipos principales de documentos electrónicos autorizados por Hacienda, y cada uno tiene un uso específico.
Se emite cuando el comprador necesita identificarse para deducir el gasto o el crédito fiscal. Es obligatorio incluir los datos del receptor: cédula, nombre y correo electrónico.
Se usa en ventas al consumidor final cuando el comprador no necesita identificarse. No lleva datos del receptor. Es equivalente al tiquete de caja registradora.
Se emite para anular total o parcialmente una factura o tiquete ya emitido. Siempre debe referenciar el documento original que se está corrigiendo o anulando.
Se emite para aumentar el monto de una factura ya emitida, por ejemplo por cargos adicionales, intereses o ajustes de precio posteriores a la venta.
| Documento | ¿Lleva receptor? | ¿Cuándo usarlo? |
|---|---|---|
| Factura electrónica | Sí (obligatorio) | Venta a empresa o persona que necesita deducir |
| Tiquete electrónico | No | Venta al consumidor final sin identificación |
| Nota de crédito | Sí | Anular o reducir una factura/tiquete emitido |
| Nota de débito | Sí | Agregar cargos adicionales a una factura existente |
Regla práctica: si el cliente te pregunta "¿me podés hacer la factura a nombre de la empresa?", emitís una factura electrónica. Si solo te pide el comprobante sin dar datos, emitís un tiquete electrónico.
No directamente. Si ya emitiste un tiquete y el cliente luego necesita la factura a nombre de su empresa, debés anular el tiquete con una nota de crédito y emitir la factura electrónica correspondiente. Por eso es importante preguntar antes de emitir.
Si Hacienda ya aceptó el documento, no se puede modificar. La única forma de corregirlo es emitir una nota de crédito para anularlo y luego emitir el documento correcto. Los sistemas de facturación como CoreFE facilitan este proceso desde el mismo panel.
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